Kategorie: Allgemein

1. Bundesarbeitsgericht (Az. 9 AZR 272/22, in NZA 2024,194)

Zunächst stellt das Bundesarbeitsgericht klar, dass ein Arbeitnehmer grundsätzlich keinen Anspruch auf die sogenannte Dankes- und Wunschformel am Ende eines Arbeitszeugnisses hat. Insbesondere die für Arbeitszeugnisse einschlägige Vorschrift des § 109 GewO, die hierzu keine Ausführungen macht, ist abschließend.

Hat jedoch der Arbeitgeber in den vorherigen Zeugnisfassungen eine Dankes- und Wunschformel mit aufgenommen und beantragt der Arbeitnehmer bezüglich des übrigen Inhalts noch Änderungen, so kann der Arbeitgeber dann nicht die Dankes- und Wunschformel weglassen, da er hier gegen das sogenannte Maßregelungsverbot gemäß § 612a BGB verstößt.

Wird, wie häufig, in einem Vergleich vereinbart, dass die Dankes- und Wunschformel mit enthalten sein muss, ist der Arbeitgeber daran gebunden, wobei auch hier noch Gestaltungsfreiheit besteht.

2. Landesarbeitsgericht Mecklenburg-Vorpommern (Az. 5 Sa 35/23, in NZA-RR 2024,122)

Neben dem Inhalt kommt es in der Praxis auch immer wieder zu Streitigkeiten, was die Form eines Arbeitszeugnisses betrifft.
Das Landesarbeitsgericht Mecklenburg-Vorpommern hat in dieser Entscheidung ausgeführt, dass das Arbeitszeugnis zwar auf DIN A4 Papier gedruckt sein muss, es jedoch zweimal gefaltet werden kann, um es in einem Briefumschlag unterzubringen.

Dieser Auffassung würde ich nicht unbedingt erfolgen, denn der äußere Eindruck des Arbeitszeugnisses ist nach 2-maligem Falten nicht mehr der Beste.

Um Streitigkeiten und den damit verbundenen Zeitaufwand zu vermeiden wäre es doch ratsam, das Arbeitszeugnis in einem DIN-A 4 Umschlag mit festem Rücken zu verschicken.

Ich wünsche Ihnen bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses gutes Gelingen!

Ihr Ansprechpartner zum Thema 

Udo Heller

Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht

heller@sws-p.de

1. Ausgangssituation

Das Erreichen der sozialversicherungsrechtlichen Altersgrenze führt nicht automatisch zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Fehlt eine entsprechende vertragliche Regelung, so besteht das Arbeitsverhältnis über das Alter für die Regelaltersrente hinaus fort. Es muss daher frühzeitig unter Beachtung der vertraglichen bzw. gesetzlichen Kündigungsfrist gekündigt werden. Zu beachten ist, dass hier kein besonderer Kündigungsschutz besteht.

Will man einen Arbeitnehmer als Rentner beschäftigen, so gibt es folgende Möglichkeiten:

2. Tätigkeit als „freier Mitarbeiter“

Hier müssen die Merkmale für Selbstständigkeit (keine Weisungsgebundenheit, keine Eingliederung in den Betrieb, Unternehmerrisiko) eindeutig vorliegen, um Scheinselbstständigkeit zu  vermeiden.

3. Befristete Tätigkeit als Arbeitnehmer

a) Einstellung bei einem neuen Arbeitgeber

Möglich ist eine sachgrundlose befristete Einstellung bis zu 2 Jahren, § 14 Abs. 2 TzBfG
Bei Arbeitnehmern, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und die zuvor mindestens 4 Monate beschäftigungslos waren, ist eine Befristung bis zu 5 Jahren zulässig, § 14 Abs. 3 TzBfG

Darüber hinaus bedarf es jedoch eines Befristungsgrundes (z.B. vorübergehender Bedarf, Vertretung eines Arbeitnehmers) § 14 Abs. 1 TzBfG.

b) Weiterbeschäftigung beim bisherigen Arbeitgeber

Aufgrund der Vorbeschäftigung scheidet eine sachgrundlose Befristung grundsätzlich aus,
§ 14 Abs. 2 S. 2 TzBfG.

aa) Hinausschiebensvereinbarung

Gemäß § 41 S. 3 SGB VI kann der vertraglich auf das mit Erreichen der Regelaltersgrenze festgelegte Beendigungszeitpunkt, gegebenenfalls auch mehrfach, hinausgeschoben werden. Diese Vereinbarung bedarf keines Sachgrundes, muss jedoch immer vor der jeweiligen Beendigung getroffen werden.

Inhaltliche Änderungen (insbesondere der Arbeitszeit) sind in einer gesonderten Vereinbarung ebenfalls vor dem jeweiligen Beendigungszeitpunkt vorzunehmen.

bb) Befristung mit Sachgrund

Schließt sich die Befristung nicht nahtlos an das bisherige Arbeitsverhältnis an, kann eine befristete Beschäftigung nur mit einem Sachgrund gemäß § 14 Abs. 1 TzBfG (z.B. vorübergehender Bedarf, Vertretung eines Arbeitnehmers) erfolgen.

Sämtliche Vereinbarungen sind zwingend schriftlich vorzunehmen, da ansonsten die Gefahr eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses besteht.

Ihr Ansprechpartner zum Thema 

Udo Heller

Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht

heller@sws-p.de

Was ist Carbon Border Adjustment Mechanism (CBAM)?

Der CO2-Grenzausgleichmechanismus (CBAM) ist ein klimapolitisches Instrument der EU und Teil des „Fit for 55“-Pakets mit dem Ziel, die Treibhausgasemissionen bis 2030 um mindestens 55 % im Vergleich zu den Werten aus dem Jahr 1990 zu reduzieren. CBAM soll dabei das Risiko der Verlagerung von CO2-Emissionen bekämpfen.
Unternehmen, die emissionsintensive Waren in die EU importieren, werden dadurch verpflichtet CBAM-Zertifikate zu erwerben, um die Differenz zwischen dem gezahlten Kohlenstoffpreis im Produktionsland und dem höheren Preis der Kohlenstoffzertifikate im EU-Emissionshandelssystem auszugleichen.

Wer ist betroffen?

Alle Unternehmen innerhalb der EU, die Eisen, Stahl, Zement, Aluminium, Elektrizität, Düngemittel, Wasserstoff sowie bestimmte vor- und nachgelagerte Produkte in reiner oder verarbeiteter Form aus Nicht-EU-Staaten importieren, müssen alle Importe ab dem 1. Oktober 2023 gesondert quartalsweise melden. Berichtspflichtig ist der Zollanmelder oder dessen indirekter Vertreter.

Wann ist es soweit?

Alle entsprechenden Importe ab dem 1. Oktober 2023 müssen quartalsweise bis Ende Januar 2024 als erste Meldung abgegeben werden.
Die Übergangsphase läuft bis zum 31. Dezember 2025, ab 2026 läuft die Implementierungsphase.

Was ist zu tun?

Vorbereitend sollten die innerbetrieblichen Zuständigkeiten für dieses Thema festgelegt und die Importe nach Ursprungsland zusammengestellt werden.

In der Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2025 haben Importeure folgende Pflichten:

• Berechnung und Dokumentation der im Produktionsprozess entstandenen direkten und indirekten Emissionen der importierten Güter.
• Registrierung im CBAM-Meldeportal

Quartalsweise Vorlage eines CBAM-Berichts (spätestens 1 Monat nach Quartalsende)

Ihre Ansprechpartner zu diesem Thema

Thomas Sedlmayr
Rechtsanwalt
Betriebswirt (IWW)

sedlmayr@sws-p.de

Katharina Sigl
Betriebswirtin (B. A.)
Wirtschaftsjuristin (LL. M.)

sigl@sws-p.de

1. Verjährung von Urlaubsabgeltungsansprüchen

Im Newsletter vom Dezember 2022/Januar 2023 hatten wir Ihnen die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vorgestellt, wonach die beschäftigte Person zwingend hingewiesen bzw. aufgefordert werden muss, den noch vorhandenen Urlaub zu nehmen. Unterbleibt dies, so bleibt der Urlaubsanspruch bestehen.

Offen war, ob der Urlaubsanspruch bzw. Urlaubsabgeltungsanspruch überhaupt verjähren kann.

Das Bundesarbeitsgericht hat nun entschieden, dass nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses der Urlaubsabgeltungsanspruch – auch wenn der Arbeitgeber zuvor seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht genügt – der 3-jährigen Verjährungsfrist unterliegt, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die beschäftigte Person aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet (BAG 9 AZR 456/20).

Auch wenn also ein Urlaubsabgeltungsanspruch nicht unbegrenzt fortbesteht, so ist die beschäftigte Person in jedem Fall nachweislich auf den aktuellen Urlaubsanspruch hinzuweisen und aufzufordern, den Urlaub vor dem Verfallszeitpunkt zu nehmen.

2. Krankheitsbedingte Kündigung und Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (bEM)

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, vor Ausspruch einer krankheitsbedingten Kündigung ein bEM durchzuführen. Ist er dieser Verpflichtung nicht nachgekommen, ist er darlegungs- und beweispflichtig dafür, dass auch ein bEM nicht dazu hätte beitragen können, neuerlichen Arbeitsunfähigkeitszeiten entgegenzuwirken und das Arbeitsverhältnis zu erhalten.
In einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (2 AZR 162/22) wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers in die Verarbeitung seiner im Rahmen eines bEM erhobenen personenbezogenen Daten und Gesundheitsdaten keine tatbestandliche Voraussetzung für die Durchführung des bEM ist.

Der Arbeitgeber hatte in diesem Fall das bEM nicht durchgeführt, weil die beschäftigte Person die vorformulierte Datenschutzerklärung nicht unterschrieben hatte. Das Bundesarbeitsgericht sah dies als nicht zulässig an, zumal die beschäftigte Person im Übrigen zur Durchführung des bEM bereit war.

Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass ein Zustimmungsbescheid des Integrationsamts keine Vermutung dafür begründet, dass ein bEM eine Kündigung nicht hätte verhindern können.

Vor Ausspruch einer krankheitsbedingten Kündigung ist somit, bis auf eine vollständige Verweigerung durch die beschäftigte Person oder offensichtliche Aussichtslosigkeit, ein bEM durchzuführen. Formelle Punkte, wie hier die Datenschutzerklärung, können dem nicht entgegengehalten werden.

Ihr Ansprechpartner zum Thema 

Udo Heller

Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht

heller@sws-p.de

Das deutsche Lieferkettengesetz sieht verpflichtend Schulungen im eigenen Geschäftsbereich sowie bei den jeweiligen Lieferanten vor. Das bedeutet, dass Sie entweder direkt per Gesetz zu dieser Schulung verpflichtet sind bzw. eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit besteht, dass kleine und mittelständische Unternehmen diese Schulungspflicht über vertragliche Regelungen oder Audits auferlegt bekommen.

Unser Schulungsangebot für direkt Verpflichtete:

Wir schulen die Grundlagen zu den menschen- und umweltrechtlichen Themen aus dem Lieferkettengesetz. Außerdem integrieren wir Ihre unternehmensinternen Vorgaben wie Auszüge aus der Grundsatzerklärung, Whistleblowingkanäle, Maßnahmen für den Einkauf etc.

Unser Schulungsangebot für vertraglich Verpflichtete:

Diese Schulung enthält die Grundlagen zu menschen- und umweltrechtlichen Themen aus dem Lieferkettengesetz. Des Weiteren enthält es Hinweise zu den Pflichten, die auf die direkt verpflichteten Unternehmen zukommen und wie Sie als Zulieferer-Unternehmen darauf reagieren können. Des Weiteren werden interne Maßnahmen Ihres Unternehmens individuell in die Schulung integriert.

Beispielschulung

Falls wir Ihr Interesse geweckt haben, können Sie sich gerne mit uns in Verbindung setzen. Gerne lassen wir Ihnen auch einen Einladungslink für eine Beispielschulung zukommen.

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Thomas Sedlmayr
Rechtsanwalt
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Katharina Sigl
Betriebswirtin (B. A.)
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Im Rahmen der Corona-Pandemie wurde die Insolvenzantragspflicht für Unternehmen mehrfach geändert bzw. entschärft. Zuletzt hat der Gesetzgeber im Zusammenhang mit den gestiegenen Energiepreisen noch Änderungen im Rahmen der Überschuldungsprüfung vorgenommen, so dass wir Ihnen den aktuellen Stand der Sach- und Rechtslage kurz zusammenfassen möchten:

Eine Pflicht zur Einleitung eines Insolvenzverfahrens ergibt sich für die Geschäftsleitung bei Vorliegen eines Insolvenzgrundes. Dies sind Zahlungsunfähigkeit sowie Überschuldung. Die Insolvenzantragspflicht stellt gemäß § 15a Abs. 1 S. 1 InsO eine strafbewehrte Pflicht der Geschäftsleitung dar, deren Verletzung mit einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren geahndet werden kann.

Zahlungsunfähigkeit

Nach einem Grundsatzurteil des Bundesgerichtshofs liegt Zahlungsunfähigkeit regelmäßig vor, wenn ein Unternehmen nicht in der Lage ist, mit den ihm zur Verfügung stehenden liquiden und liquidierbaren Mitteln innerhalb eines Zeitraums von längstens 3 Wochen 90% seiner fälligen und ernsthaft eingeforderten Verbindlichkeiten zu erfüllen. Liegt eine Zahlungsunfähigkeit vor, so hat die Geschäftsleitung unverzüglich, spätestens aber binnen 3 Wochen einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen.

Zusammenfassung:
90% der fälligen Verbindlichkeiten müssen bedient werden können (Zeitpunktbetrachtung), bzw. 3-Wochen-Zeitraumbetrachtung; Antrag unverzüglich, spätestens aber binnen 3 Wochen.

Überschuldung

Ist eine juristische Person überschuldet, so haben die Geschäftsführer ohne schuldhaftes Zögern, aktuell spätestens acht Wochen (normalerweise sechs Wochen) nach Eintritt der Überschuldung einen Eröffnungsantrag zu stellen, § 15a Abs. 1 S. 1, S. 2 InsO.

Nach § 19 Abs. 2 S. 1 InsO liegt Überschuldung vor, wenn das Vermögen des Schuldners die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, es sei denn, die Fortführung des Unternehmens ist in den nächsten 4 Monaten (normalerweise 12 Monate) überwiegend wahrscheinlich. § 19 Abs. 2 InsO lässt den Vergleich von Vermögen und Schuldenstand jedoch dann als entbehrlich erscheinen, wenn eine Fortführungsprognose zu einem positiven Ergebnis führt.  Liegt also eine positive Fortführungsprognose vor, so muss kein Überschuldungsstatus erstellt werden.

Zusammenfassung:
Vermögen deckt die bestehenden Verbindlichkeiten nicht; aber: Fortführungsprognose:
grds. 1 Jahr, derzeit aber 4 Monate; Antragspflicht grds. 6 Wochen derzeit 8 Wochen

Daraus abgeleitet ergeben sich folgende Handlungsempfehlungen:

• Jedes Unternehmen sollte zwingend eine Liquiditätsplanung führen. Eine Pflicht dazu ergibt sich letztlich auch aus dem zum 01.01.2021 eingeführten StaRUG (Unternehmensstabilisierungs- und Restrukturierungsgesetz). Dabei sieht das Gesetz eine ständige Kontrolle der (drohenden) Zahlungsunfähigkeit anhand einer Liquiditätsplanung über einen Zeitraum von 24 Monaten vor.

• zeigen sich anhand der Planung mittelfristige Liquiditätsprobleme, so kann rechtzeitig vor Eintritt einer akuten Liquiditätskrise (somit Zahlungsunfähigkeit) durch geeignete Restrukturierungsmaßnahmen gegengesteuert werden, wobei dann auch der Weg für ein Schutzschirmverfahren, eine Eigenverwaltung oder ein Restrukturierungsverfahren nach dem StaRUG offen ist.

• ergibt sich aus der Finanzplanung eine kurzfristige Liquiditätslücke, so ist zur Vermeidung einer persönlichen und strafrechtlichen Haftung durch die Geschäftsleitung rechtzeitig ein Insolvenzantrag zu stellen; eine größtmögliche Selbstkontrolle über eine Eigenverwaltung oder ein Schutzschirmverfahren sind dann jedoch nicht mehr möglich, da diese Sanierungsinstrumente genauso wie das Restrukturierungsverfahren nach dem StaRUG nur bei Vorliegen einer bloß drohenden Zahlungsunfähigkeit eröffnet sind.

• ergibt sich bei der Aufstellung des Jahresabschlusses eine Überschuldungsproblematik, so kommt es auf das Bestehen einer positiven Fortführungsprognose an, für die ein Planungszeitraum von derzeit 4 Monaten zugrunde zu legen ist

• ergeben sich für den Steuerberater des Unternehmens bei der Erstellung des Jahresabschlusses Anhaltspunkte für einen Insolvenzgrund (also sowohl Zahlungsunfähigkeit als auch Überschuldung), so trifft diesen eine nunmehr gesetzlich verankerte Hinweis- und Warnpflicht gegenüber seinem Mandanten, § 102 StaRUG. Kommt der Steuerberater dieser Pflicht nicht nach, so trifft ihn selbst eine persönliche Haftung wegen Beihilfe zur Insolvenzverschleppung. Der Hinweis sollte daher schriftlich und gut dokumentiert erfolgen.

• Bei der Beratung von kriselnden Unternehmen sollte der Steuerberater im eigenen Interesse darauf achten, dass er sein Honorar regelmäßig (mindestens alle 30 Tage) abrechnet, um in den Genuss eines Bargeschäfts nach § 142 InsO zu gelangen und nicht der Gefahr ausgesetzt ist, dass dieses vom Insolvenzverwalter in Nachhinein angefochten wird.

• gerade bei kriselnden Unternehmen sollte unbedingt die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses eingehalten werden (bei kleineren und mittleren Unternehmen somit der 30.06.), da im Falle eines ggf. notwendigen Insolvenzverfahrens verspätet oder nicht mehr aufgestellte Jahresabschlüsse in der Praxis regelmäßig gegenüber dem verantwortlichen Geschäftsführer als Bankrottdelikte verfolgt und geahndet werden.

• zum 30.06.2023 sind die Schlussabrechnungen für die Corona-Überbrückungshilfen einzureichen; im Anschluss kann es aus zahlreichen Gründen ggf. zu (teilweisen) Rückführungspflichten der Unternehmen kommen, so dass sich daraus ergebende Verbindlichkeiten negativ auf die Liquiditätsplanung auswirken werden. Wenn keine Schlussabrechnung durchgeführt wird, ist davon auszugehen, dass die gewährte Überbrückungshilfe in gesamter Höhe zurückzuzahlen ist.

Sollten Sie hierzu Fragen haben, stehen Ihnen Herr Rechtsanwalt Weidinger und Herr Rechtsanwalt Niebauer gerne zur Verfügung.

Ihre Ansprechpartner zum Thema

Andreas Weidinger
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Insolvenz- und Sanierungsrecht
Restrukturierungsmanager (DGfKM)

weidinger@sws-p.de

Franz Niebauer, LL.M.
Rechtsanwalt
Wirtschaftsmediator (MuCDR)

niebauer@sws-p.de

Es ist ein weiteres wegweisendes Urteil des Bundesarbeitsgerichts zum Urlaubsrecht ergangen.

In seiner Entscheidung vom 20.12.2022, Az. 9 AZR 266/20 stärkt das Bundesarbeitsgericht erneut die Rechte der Arbeitnehmer:

Ein Urlaubsanspruch kann nur dann verjähren, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ausdrücklich und nachweislich darauf hingewiesen hat, dass ihm noch Urlaub zusteht, der bei fehlender Inanspruchnahme verfällt und diesen auch aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen.

Fehlt ein solcher Hinweis, so kann sich der Arbeitgeber weder auf den Verfall des Urlaubsanspruchs am 31.03. des Folgejahres noch auch auf die gesetzliche Verjährung von 3 Jahren berufen.

Mit dieser Entscheidung wurden die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs umgesetzt.

Offen ist, ob diese Regelung auch für die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses entstehenden Urlaubsabgeltungsansprüche gilt bzw. wie weit rückwirkend tatsächlich Ansprüche geltend gemacht werden können.

Fazit:
Die Arbeitnehmer sind in jedem Fall (auch Langzeitkranke) vor Ablauf des Verfallzeitpunkts (31.12. bzw. 31.03. des Folgejahres) nachweislich persönlich auf den aktuellen Urlaubsanspruch hinzuweisen und aufzufordern, den Urlaub vor dem Verfallszeitpunkt zu nehmen.

Sollten Sie hierzu Fragen haben, steht Ihnen Herr Rechtsanwalt Heller gerne zur Verfügung.

Ihr Ansprechpartner zum Thema 

Udo Heller

Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht

heller@sws-p.de

Die Entscheidungsgründe des Beschlusses des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) bezüglich der Pflicht zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems wurden nun veröffentlicht.

Anlass des Rechtsstreits war die Frage, ob dem Betriebsrat ein sogenanntes Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems zur Arbeitszeiterfassung zusteht. In diesem Zusammenhang hat das Bundesarbeitsgericht ausgeführt, auf welcher nationalen Rechtsgrundlage die Arbeitszeiterfassung basiert und wie diese zu erfolgen hat.

Die Pflichten der Arbeitgeber, ein System einzuführen, mit dem sämtliche Arbeitszeiten erfasst werden, ergibt sich jedoch nicht aus dem Arbeitszeitgesetz, sondern aus § 3 Abs. 1 Nr. 2 ArbSchG.

Betroffen sind alle Arbeitnehmer, ausgenommen leitende Angestellte (Befugnis zur selbstständigen Einstellung und Entlassung, Generalvollmacht, nicht unbedeutende Prokura), § 5 Abs. 3 BetrVG.

Es sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden zu erfassen.

Nach den Vorgaben des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 14.05.2019 (C-55/18) ist ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System einzuführen. Die Zeiterfassung muss jedoch nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen. Vielmehr können -je nach Tätigkeit und Unternehmen- Aufzeichnungen in Papierform genügen. Es ist auch eine Delegation an die Arbeitnehmer möglich.
Somit hat der Betriebsrat jedenfalls kein Initiativrecht bezüglich eines elektronischen Arbeitszeiterfassungssystems, sondern nur bezüglich der Ausgestaltung.

Die genannten Aufzeichnungspflichten gelten ohne Übergangszeit, also sofort.

Soweit eine Behörde eine vollziehbare Anordnung gemäß § 22 Abs. 3 ArbSchG erlässt, kann bei Zuwiderhandlungen ein Bußgeld verhängt werden, § 25 Abs. 1 Nr. 2 ArbSchG.

Möglich ist auch, dass bei Nichteinführung oder nicht korrekter Führung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung Beweisnachteile, z.B. bei Überstundenprozessen, entstehen.

Sollten Sie hierzu Fragen haben, steht Ihnen Herr Rechtsanwalt Heller gerne zur Verfügung.

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Udo Heller

Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht

heller@sws-p.de

Der Gesetzgeber hat seit dem 01.08.2022 ermöglicht, Gesellschafterversammlungen einer GmbH auch rein virtuell abzuhalten, ohne dass es hierfür einer ausdrücklichen Gestattung in der Satzung der Gesellschaft bedarf.

Dafür wurde § 48 Abs. 1 GmbHG durch Art. 5 Nr. 2 DiREG um einen zweiten Satz ergänzt. Dieser lautet: „Versammlungen können auch fernmündlich oder mittels Videokommunikation abgehalten werden, wenn sämtliche Gesellschafter sich damit in Textform einverstanden erklären.“ Der Gesetzgeber hat mit dieser Neuregelung für die GmbH nun der veränderten Lebenswirklichkeit nach der COVID-19 Pandemie sowie der Digitalisierung und der Möglichkeiten, die neue elektronische Kommunikationsmittel schaffen, endlich Rechnung getragen.

Voraussetzungen einer virtuellen Versammlung

Eine virtuelle Versammlung ist jedoch nur dann möglich, wenn die Gesellschafter gleichzeitig mittels Telefonkonferenz oder Videokommunikation in Echtzeit an der Versammlung teilnehmen und dabei sämtliche Gesellschafterrechte, insbesondere ihr Frage- und Rederecht ausüben können. Zu beachten ist hierbei, dass es sich – wie in der Gesetzesbegründung ausdrücklich festgehalten (RegE DiREG v. 13.4.2022, S. 22) – um eine Konferenzschaltung handeln muss, weshalb beispielsweise das sukzessive Telefonieren des Versammlungsleiters mit den Gesellschaftern nicht möglich ist.

Des Weiteren muss die Einverständniserklärung in Textform entweder gegenüber der Geschäftsführung oder dem nach der Satzung dafür bestimmten anderen Einberufungsorgan abgegeben werden. Da diese Zustimmung nicht vorab vorliegen muss, kann diese auch noch bis zum Beginn der Versammlung gegenüber der Geschäftsführung oder bis zum Eintritt in die Tagesordnung gegenüber dem Versammlungsleiter erklärt werden.

Gesellschafterbeschlüsse, welche eine Satzungsänderung zum Gegenstand haben, sind nicht Teil dieser Neuregelung. Eine virtuelle notarielle Beurkundung ist allerdings ab dem 01.08.2023 ebenfalls möglich, soweit der Gesellschafterbeschluss einstimmig gefasst wurde.

Einladungsschreiben und Versammlungsort – Satzungsänderungen sind erforderlich

Vorsicht ist jedoch bei der Einladung zur virtuellen Versammlung geboten, hierfür gelten hinsichtlich des Einladungsorgans, Frist, Form und Ankündigung der Tagesordnung grundsätzlich die gleichen Regeln wie für die Einladung zu einer Präsenzversammlung. Die Einladung hat somit – soweit die Satzung dazu keine andere Regelung enthält – nach wie vor per eingeschriebenem Brief, § 51 Abs. 1 GmbHG, zu erfolgen. In der Einladung sind jedoch anstelle des Ortes der Versammlung nun das Kommunikationsmittel und die technische Plattform, über die an der Versammlung teilgenommen werden kann, anzugeben.

Handlungsempfehlung

Der Gesetzgeber gibt den GmbH-Gesellschaftern hiermit ein Werkzeug zur Vereinfachung der Prozesse an die Hand. Um dieses vollkommen ausschöpfen zu können, empfehlen wir eine Überarbeitung Ihrer aktuellen Satzung zum Thema „Ladung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen“.

Sollten Sie hierzu Fragen haben oder eine Beratung bzw. Unterstützung bei der Durchführung einer virtuellen Gesellschafterversammlung wünschen, setzen Sie sich gerne jederzeit mit uns in Verbindung.

Ihr Ansprechpartner zum Thema 

Franz Niebauer

Rechtsanwalt
Wirtschaftsmediator (MuCDR)

niebauer@sws-p.de

Im März entschied das OLG Nürnberg im Falle eines mittelständischen Unternehmens mit 13 Beschäftigten in der Verwaltung Folgendes: Es ist Teil der persönlichen Sorgfaltspflicht der Geschäftsführung, Compliance-Strukturen zur Überwachung der Mitarbeiter sowie ein Vier-Augen-Prinzip für kritische Arbeitsabläufe einzurichten.

Die Pflicht, wie ein sorgfältiger Kaufmann zu handeln, ist im GmbHG sowie AktG verankert. Welche konkreten organisatorischen Maßnahmen sich hinter dieser Sorgfaltspflicht verbergen, wurde u. a. im vorgenannten Urteil ausgeführt.

Die Geschäftsführung hat ihr Unternehmen so zu organisieren, dass sie jederzeit Überblick über die wirtschaftliche und finanzielle Situation hat. Zudem muss das Unternehmen so organisiert sein, dass es zu keinen Rechtsverstößen kommt. Dies erfordert organisatorische Vorkehrungen sowie die systematische Erfassung von Risiken – beides ist durch ein Compliancemanagementsystem zu verwirklichen. Speziell die Implementierung von Compliance-Strukturen wird in den Leitsätzen des Urteils genannt.

Eine weitere wichtige Rolle spielt die Überwachungspflicht durch die Geschäftsführung – welche zumindest partiell delegiert werden kann. Die Überwachung muss in einem Umfang stattfinden, dass davon ausgegangen werden kann, mit der ordnungsgemäßen Erledigung der Geschäfte rechnen zu können. Die Überwachungsintensität hängt von der Risikolage des Geschäftsbereichs ab. Sollten jedoch Unregelmäßigkeiten auftreten, steht die Geschäftsführung in der Pflicht, sofort Maßnahmen einzuleiten. Die Überwachungspflicht umfasst beispielsweise auch Stichproben und Überraschungsprüfungen, welche den Beschäftigten vor Augen führen, dass Überwachungsmaßnahmen existieren und Verstöße aufgedeckt werden. Als weitere Maßnahme ist hier die generelle Sensibilisierung der Beschäftigten durch regelmäßige (Compliance-) Schulungen oder dem Verhaltenskodex zu nennen.

Bei der Delegation von Pflichten ist zu beachten, dass die Person fachlich und persönlich sorgfältig ausgewählt wurde und diese auch einer regelmäßigen Überwachung unterliegen muss. Des Weiteren müssen dem Delegationsempfänger alle Mittel zur Verfügung gestellt werden, um der übertragenen Pflicht nachkommen zu können.

Erhöhte Haftungsgefahr für den Geschäftsführer birgt auch das Nichteinführen eines Vier-Augen-Prinzips. Dieses wird als praktisches Compliance-Instrument zur Verhinderung von Verstößen bei kritischen Arbeitsprozessen gesehen. Diese ist dokumentiert umsetzbar durch entsprechende Prozessbeschreibungen, Unterschriften-Richtlinien sowie entsprechend erteilte Vollmachten.

Das aktuelle Urteil des OLG Nürnberg zeigt eindrücklich, dass zumindest grundsätzliche Compliance-Strukturen und ein geordnetes Überwachungssystem zum Standard eines jeden mittelständischen Unternehmens gehören.

Wenn Sie hierzu Fragen haben und Ihr Interesse an unserem Beratungs-Angebot geweckt wurde, können Sie sich jederzeit gerne mit uns in Verbindung setzen.

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Thomas Sedlmayr
Rechtsanwalt
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Katharina Sigl
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Bislang war in den meisten Fortbildungsverträgen geregelt, dass der Arbeitnehmer zur Rückzahlung verpflichtet ist, wenn der Arbeitnehmer aus einem nicht vom Arbeitgeber zu vertretenden Grund kündigt.

Das Bundesarbeitsgericht hat in einer aktuellen Entscheidung (NJW 2022, 2218 ff.) folgendes ausgeführt:

„Es ist jedoch nicht zulässig, die Rückzahlungspflicht schlechthin an das Ausscheiden aufgrund einer Eigenkündigung des Arbeitnehmers innerhalb der vereinbarten Bindungsfrist zu knüpfen. Vielmehr muss nach dem Grund des vorzeitigen Ausscheidens differenziert werden. …… Eine Rückzahlungsklausel ist auch dann unangemessen benachteiligend, wenn sie auch den Arbeitnehmer, der das Arbeitsverhältnis vor Ablauf der Bindungsdauer kündigt, weil es ihm unverschuldet dauerhaft nicht möglich ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, zur Erstattung der Fortbildungskosten verpflichten soll.“

Es ist also darauf abzustellen, ob die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf vom Arbeitnehmer zu vertretenden Gründen beruht.

Sollte eine Rückzahlungsklausel diese Voraussetzungen nicht erfüllen, ist im Zweifel der gesamte Fortbildungsvertrag unwirksam und es besteht keine Rückzahlungspflicht des Arbeitnehmers.

Sollten Sie hierzu Fragen haben oder eine Anpassung ihres Fortbildungsvertrages wünschen, steht Ihnen Herr Rechtsanwalt Heller gerne zur Verfügung.

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Udo Heller

Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht

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WELCHE ÄNDERUNGEN KOMMEN AUF DIE ARBEITGEBER ZU?

Bereits am 31.07.2019 ist die Arbeitsbedingungen-Richtlinie der EU 2019/1152 in Kraft getreten.

Hierdurch ergeben sich für das Nachweisgesetz folgende wesentliche Änderungen:

• Bei einer Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen muss der Arbeitnehmer spätestens an dem Tag unterrichtet werden, an dem die Änderungen wirksam werden. Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen muss der Arbeitnehmer bei Aufforderung innerhalb von 7 Tagen unterrichtet werden.
• Zukünftig sind umfangreiche Angaben zum Kündigungsverfahren, also auch zum Schriftformerfordernis und zur Frist der Kündigungsschutzklage erforderlich.
• Bei atypischen Arbeitsverhältnissen, insbesondere bei Arbeit auf Abruf, muss nun konkret darüber informiert werden, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten die Arbeitsleistung vom Arbeitgeber abgerufen werden kann.
• Bei allen Arbeitsverhältnissen müssen zukünftig Angaben zu Ruhepausen und -zeiten und zu Überstunden gemacht werden.
• Die Dauer der Probezeit muss bei befristeten Arbeitsverhältnissen im Verhältnis zur Gesamtdauer stehen.
• Bei betrieblicher Altersversorgung muss der Arbeitnehmer über dessen Namen und Anschrift eines Versorgungsträgers informiert werden.
• Ist der Arbeitgeber aufgrund eines Gesetzes, eines Tarifvertrages oder einer Betriebsvereinbarung zur Übernahme von Kosten für eine Fortbildung verpflichtet, muss dies dem Arbeitnehmer ausdrücklich mitgeteilt werden.
• Wünscht ein Zeitarbeitnehmer den Abschluss eines Arbeitsvertrages beim Entleiher, so muss der Entleiher innerhalb eines Monats in Textform begründet antworten.
• Wünscht ein befristet Beschäftigter einen unbefristeten Arbeitsvertrag, so muss der Arbeitgeber innerhalb eines Monats in Textform begründet antworten.
• Bei nicht erfolgter bzw. nicht richtiger Unterrichtung liegt eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeldrahmen bis zu 2.000,00 € vor

WANN WIRD DIE RICHTLINIE UMGESETZT?

Die Richtlinie sieht eine Frist zur Umsetzung bis zum 01.08.2022 vor.

Der Bundestag hat am 23.06.2022 in 2. und 3. Lesung die Neuerungen im Nachweisgesetz verabschiedet, sodass diese zum 01.08.2022 in Kraft getreten sind.

SCHRIFTFORMERFORDERNIS

Zu beachten ist vor allem, dass für den Nachweis der im Nachweisgesetz gelisteten Vertragsbedingungen die Schriftform gefordert wird und die elektronische Form nicht ausreichend ist. Angesichts der eindeutigen Entscheidung des Gesetzgebers für die Schriftform der Nachweispflichten ist es daher dringend anzuraten, Arbeitsverträge, durch die im Regelfall die Nachweispflicht erfüllt wird, nur noch in Schriftform abzuschließen.

WIE WIR SIE UNTERSTÜTZEN KÖNNEN

Im Rahmen unserer arbeitsrechtlichen Beratung bieten wir Ihnen an, die bestehenden Arbeitsverträge zu überprüfen und entsprechend anzupassen.

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Udo Heller
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Die Frage ist zunächst ganz einfach beantwortet: Nein! Bisher gibt es kaum gesetzliche Ansätze, welche die unternehmerische Verantwortung zum Klimaschutz gesetzlich definieren. Lediglich der Entwurf der CSRD sieht Reporting-Pflichten zur Unternehmens-Strategie, zur Erreichung der Ziele des Pariser Abkommens und zur Reduzierung von Treibhausgasemissionen vor.

KLIMASCHUTZGESETZ DES BUNDES UND WEITERE SPEZIALGESETZE

Das Klimaschutzgesetz wurde im Nachgang zum Pariser Abkommen ins Leben gerufen. Die aktuelle Fassung ist seit Juni 2021 gültig. Die Industrie wird hier zwar als wesentlicher Faktor zur Erreichung dieser Ziele betrachtet, die bisherigen Auswirkungen auf Unternehmen sind jedoch sehr gering. Die Ministerien sind dazu verpflichtet, entsprechende Spezialgesetze zu erlassen, welche sodann Maßnahmen für Unternehmen definieren werden. Bisher lassen diese aber auf sich warten.

Da bis zum Jahr 2045 Klimaneutralität erreicht werden soll, werden die Auswirkungen auf Unternehmen gravierend sein. Daher ist es sinnvoll, dass sich Unternehmen zeitnah mit der Reduktion von Treibhausgasen beschäftigen.

In Anlage zwei wurden folgende Jahresemissionsmengen vereinbart:

ABLEITUNG AUS DEM LIEFERKETTENGESETZ

Bisher umstritten ist, ob sich aus dem Deutschen Lieferkettengesetz eine Verpflichtung zur Reduzierung der Treibhausgase ableiten ließe. In Frage kommen würde § 2 Abs. 2 Nr. 9 LkSG:

 „9. das Verbot der Herbeiführung einer schädlichen Bodenveränderung, Gewässerverunreinigung, Luftverunreinigung […] die

d) die Gesundheit einer Person schädigt“

Die Ziffer 9 des LkSG zielt in erster Linie nicht auf den Schutz der Umwelt ab, sondern auf den Schutz von Leben und Gesundheit eines jeden Menschen. Der Schutz von Boden, Gewässern, Luft und Wasser wird hier als Instrument zum Schutz dieses Rechtsguts betrachtet.

ERSTE URTEILE GEGEN DIE GROß-EMITTENTEN UND ERSTE KLAGEN IM AUTOMOBILSEKTOR

Im Shell-Urteil des Den Haager Landgerichts wurde Shell zu einer Reduktion des THG-Ausstoßes um 45 % bis zum Jahr 2030 verpflichtet. Hergeleitet wurde dies aus einer Menschenrechtsverletzung. Ein ebensolches Verfahren ist aktuell in Frankreich gegen den Ölkonzern TOTAL sowie in Deutschland gegen Wintershall Dea anhängig.

Nun muss man in Betracht ziehen, dass die Genannten im direkten Geschäft mit Öl und Gas stehen und somit als Groß-Emittenten anzusehen sind. Shell beispielweise stößt weltweit 1 % der Treibhausgase aus. Diese Pflichten nun auf KMU abzuleiten erscheint zunächst unrealistisch – meint man.

Es gibt bereits erste Verfahren gegen die Automobilhersteller VW, Mercedes und BMW, welche durch die Deutsche Umwelthilfe sowie Greenpeace angestoßen wurden. Hierbei werden die Automobilhersteller zum „klimagerechten Umbau des Konzerns“ verklagt. So sollen die CO2-Emissionen der Fahrzeuge drastisch reduziert werden. Der Verkauf von Verbrennern soll bis zum Jahr 2030 gestoppt werden. Sollte diese Klage durchgehen, werden auf die Automobilindustrie und die gesamte Wertschöpfungskette zeitnah massive Änderungen zukommen.

ERSTE KLIMAKLAGEN IN DEUTSCHLAND

Privatpersonen können in Deutschland nur auf Unterlassung oder Schadensersatz klagen. Hier sind beispielsweise folgende Verfahren anhängig:

• Der Bergbauer Saúl Luciano Lliuya klagt mittlerweile in der Berufungsinstanz vor dem OLG Hamm von RWE, dass 0,47 Prozent der Kosten für Schutzmaßnahmen für sein Haus und sein Dorf übernommen werden. Er wirft dem Unternehmen vor, durch die produzierten CO2-Emissionen zum Teil mitverantwortlich für den Klimawandel zu sein.
• Ein Bio-Bauer aus Detmold will gerichtlich durchsetzen, dass der Autokonzern Volkswagen „übermäßige“ CO2-Emissionen unterlässt. Der Automobilkonzern soll unter anderem verpflichtet werden, von heute bis einschließlich 2029 nur noch maximal ein Viertel der konzernweit verkauften Pkw und leichten Nutzfahrzeuge mit Verbrennungsmotoren bestücken zu dürfen. Ab 2030 soll VW gar keine Fahrzeuge mit Verbrennungsmotoren mehr verkaufen dürfen.

CSRD (ENTWURF) UND PRIVATE INITIATIVEN UND DIE FOLGEN FÜR DIE LIEFERKETTEN

Des Weiteren gibt es auch private Initiativen wie beispielsweise die Global Reporting Initiative (GRI), den UN Global Compact, das Greenhouse Gas Protocol etc. Erste Ansätze zum Klimareporting sieht auch die CSRD (Entwurf) der EU vor: In dem Bericht des Unternehmens, welcher parallel zum Lagebericht veröffentlicht werden muss, müssen u. a. Ziele und Strategien reportet werden, welche mit dem Pariser Übereinkommen zur Begrenzung der Klimaerwärmung auf 1,5 ° C, im Einklang stehen.

Das CSRD Reporting soll bis 2022 für bestimmte Unternehmen verpflichtend sein. Außerdem haben sich viele Unternehmen bereits zur Einhaltung von Zielen aus privaten Initiativen verpflichtet. Viele Unternehmen können ihre hochgesteckten Ziele nur dann erreichen, wenn sie diese auch in der Lieferkette weitergeben. Daher ist davon auszugehen, dass auch auf KMU Pflichten zukommen werden.

Über die Pflichten aus der CSRD haben wir bereits einen Newsletter veröffentlicht, welchen Sie unter folgendem Link abrufen können:

Berichtspflicht CSRD und Lieferkettengesetz

Bisher wurde kein neuer Entwurf veröffentlicht. Ebenso hat sich die Zeitschiene nicht verändert.

WIE WIR SIE UNTERSTÜTZEN KÖNNEN

Im Rahmen unserer Compliance Beratung prüfen wir auch die umweltbezogenen Verpflichtungen im Unternehmen und unterstützen Sie bei der Entwicklung einer Nachhaltigkeitsstrategie sowie den diversen Berichtslegungspflichten.

WELCHE MAßNAHMEN ZUM LIEFERKETTENGESETZ KOMMEN AUF DEN NICHT DIREKT VERPFLICHTETEN MITTELSTAND ZU?

Das deutsche Lieferkettengesetz sieht einen relativ hohen Schwellenwert zur Einführung des Lieferkettengesetzes vor. Unternehmen mit 3000 Mitarbeitern im Inland sind ab 2023 zur Umsetzung verpflichtet und solche mit 1000 Mitarbeitern ab 2024.

Diesen verpflichteten Unternehmen wird jedoch eine ganz besondere Pflicht aufgetragen: Sie müssen zwingend Maßnahmen bei den unmittelbaren Lieferanten durchsetzen. Zunächst werden diese verpflichteten Unternehmen eine Analyse durchführen, welche Lieferanten in das eigene Risikomanagement einzubeziehen sind. Dies werden sicherlich zunächst die Hauptlieferanten sein sowie diese, welche aus besonders gefährdeten Branchen oder Ländern kommen.

Im Grunde können die betroffenen Lieferanten davon ausgehen, dass sich der Schutz von Menschenrechten, Arbeitssicherheit und der Umwelt im Laufe des Jahres direkt in den Vertragswerken mit den Kunden niederschlagen wird. Dies umfasst auch die Vereinbarung angemessener Kontrollmechanismen zwischen den Parteien, was wohl auf vertiefende Audits und Auskunftspflichten hinauslaufen wird.

Viele direkt verpflichtete Unternehmen werden daher die Audit-Rechte ändern und erweitern, sowie Lieferanten-Kurzchecks und -Selbstauskünfte um die Themen aus dem Lieferkettengesetz anreichern. Sie werden darüber hinaus auf erweiterte Compliance-Richtlinien bestehen und ihre Lieferanten verpflichten, die Einhaltung des Lieferkettengesetzes in die eigene Lieferkette weiterzugeben.

Des Weiteren ist der direkt verpflichtete Kunde gezwungen, einen Schulungsnachweis vom Lieferanten vorzuweisen. Ob diese Schulungen dann direkt vom Kunden vorgegeben werden oder ob diese den Lieferanten selbst zu Schulungen zum Lieferkettengesetz verpflichten, wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Die praktikablere Lösung für den Mittelstand wird sein, dass dieser intern selbst schult, um nicht an multiplen Kunden-Schulungen teilnehmen zu müssen.

Zusammengefasst gehen wir davon aus, dass folgende Maßnahmen auf mittelständische Lieferanten – auch unabhängig von ihrer Größe – zukommen werden:

• Anpassung der Vertragswerke inkl. Erweiterung des Audit-Rechts und erweiterter Kontrollmaßnahmen
• Angepasste Lieferanten-Kurzchecks und -Selbstauskünfte
• Erweiterung der eigenen Compliance-Richtlinien um Themen aus dem Lieferkettengesetz
• Verpflichtung der eigenen Lieferanten zur Einhaltung der Vorgaben des LkSG
• Schulungen

DER NEUE ENTWURF DER EU

Am 23. Februar war es so weit: Die EU hat den Erstentwurf zum europäischen Lieferkettengesetz veröffentlicht. Wie erwartet sieht dieser niedrigere Schwellenwerte zur Verpflichtung vor. Folgende Unternehmen sind direkt betroffen:

1. EU-Gesellschaften mit mind. 500 Mitarbeitern und einem Nettoumsatz von 150 Mio. EUR
2. EU-Gesellschaften mit mind. 250 Mitarbeitern, einem Nettoumsatz von 40 Mio. EUR und Tätigkeit in einer der folgenden Branchen: Textil- und Lederindustrie, Land- und Forstwirtschaft, Nahrungsmittelproduktion, Gewinnung von Rohstoffen, Verarbeitung von metallischen und nicht metallischen Erzeugnissen und Großhandel mit mineralischen Rohstoffen
3. Nicht-EU-Gesellschaften wenn Kriterien aus den Punkten a) oder b) erfüllt werden

Sollte der Gesetzesentwurf in dieser Form umgesetzt werden, kommen strengere Vorgaben auf die direkt Verpflichteten zu, denn diese müssen die gesamte Lieferkette überprüfen, nicht nur den eigenen Geschäftsbereich und die unmittelbaren Lieferanten.

Neu ist auch, dass der Punkt Klimawandel eine Rolle spielt. Unternehmen, welche die Kriterien aus a) erfüllen, haben ein Geschäftsmodell sowie eine Strategie vorzulegen, welche die Begrenzung der globalen Erwärmung zur Folge hat.

Ebenfalls neu ist eine mögliche zivilrechtliche Haftung der Unternehmen. Hierfür soll von den Mitgliedstaaten ein entsprechender Haftungstatbestand geschaffen werden.

Der nächste Schritt ist nun die Verhandlung dieses Entwurfs in EU-Parlament sowie -Rat. Es ist davon auszugehen, dass sich die Debatten hinziehen werden. Sobald die Richtlinie verabschiedet wird, muss der deutsche Gesetzgeber das eigene Lieferkettengesetz nachschärfen.

Wir halten Sie auch hier auf dem Laufenden!

Ihre Ansprechpartner zum Thema

Thomas Sedlmayr
Rechtsanwalt
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sedlmayr@sws-p.de

Katharina Sigl
Betriebswirtin (B. A.)
Wirtschaftsjuristin (LL. M.)

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Neue Berichtspflichten für Unternehmen

CSRD und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Berichtspflicht aus der neuen CSRD

Mit der CSRD-Richtlinie wird ein neues Kapitel in derder Nachhaltigkeitsberichtserstattung aufgeschlagen. Zukünftig sind Nachhaltigkeitsaspekte zwingend in den Lagebericht aufzunehmen. Damit stellt die EU die Nachhaltigkeitsberichterstattung auf eine Ebene mit der Finanzberichterstattung. Die EU will dadurch mehr Transparenz in die Nachhaltigkeitsbemühungen der einzelnen Unternehmen bringen und das nachhaltige Handeln dieser auch fördern.

WER IST BETROFFEN?

Von der zukünftigen Berichtspflicht betroffen sein werden alle Kapitalgesellschaften und GmbH & Co. KGs, welche mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen:

Bilanzsumme > 20 Mio. EUR

Nettoumsatz > 40 Mio. EUR

Anzahl Mitarbeiter > 250 Mitarbeiter

Die Richtlinie soll für diese Unternehmen erstmals für das Geschäftsjahr 2023 Anwendung finden. Es ist auch eine externe Prüfung vorgesehen.

Außerdem werden auch kleine und mittlere kapitalmarktorientierte Unternehmen ab den folgenden Kriterien verpflichtet sein:

Bilanzsumme > 350.000 EUR

Nettoumsatz > 700.000 EUR

Anzahl Mitarbeiter > 10 Mitarbeiter

Diese Unternehmen werden ab 2026 berichtspflichtig, auch hier sind die Berichte verpflichtend durch Externe zu prüfen.

PFLICHTANGABEN

In den Bericht müssen Angaben zu den folgenden Punkten gemacht werden:

• Beschreibung des Geschäftsmodells und der Strategie des Unternehmens (z. B. Chancen im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit, Art und Weise der Umsetzung, Strategie zur Begrenzung der Erderwärmung, Art und Weise der Umsetzung der Strategie)
• Ziele und Fortschritte
• Rolle der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane
• Nachhaltigkeitspolitik
• Beschreibung des Nachhaltigkeits Due Diligence Prozesses, der möglichen oder tatsächlichen Auswirkungen in der Wertschöpfungskette sowie einzuleitende Maßnahmen
• Risiken des Unternehmens
• Weitere Indikatoren, die Relevanz haben
• Informationen über immaterielle Anlagewerte (Angaben zu intellektuellem Kapital, Humankapital, sozialem Kapital und Beziehungskapital)

Folgende Aspekte müssen hierbei berücksichtigt werden:

Der erste Entwurf der CSRD wurde im April 2021 veröffentlich. Weitere Details zur Richtlinie sollen Mitte 2022 erscheinen. Den EU-Mitgliedstaaten wird sodann eine Umsetzungsfrist bis Ende 2022 auferlegt, sodass eine Berichtspflicht bereits für das Geschäftsjahr 2023 verpflichtend wird. Ob diese ehrgeizigen Ziele erfüllt werden können, bleibt abzuwarten.

Berichtspflicht aus dem Lieferkettengesetz

Aber nicht nur die CSRD bringt neue Berichtspflichten mit sich. Auch das Lieferkettengesetz sieht Berichtspflichten für Unternehmen vor, welche direkt verpflichtet sind.

Hierbei sind innerhalb der ersten vier Monate eines Geschäftsjahres Berichte zu erstellen und auf der eigenen Homepage zu veröffentlichen sowie beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle einzureichen. Dies hat in deutscher Sprache zu erfolgen. Die Berichte sind sodann sieben Jahre lang auf der Homepage zu belassen.

Diese Berichtspflichten gelten für

Unternehmen mit 3000 Mitarbeitern im Inland ab 2023

Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern im Inland ab 2024

Das Gesetz sieht folgende Mindestoffenlegungserfordernisse vor:

• Identifizierte menschen- und umweltrechtliche Risiken
• Umgesetzte Maßnahmen zur Erfüllung der Pflichten aus dem Lieferkettengesetz
• Bewertung der Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen
• Schlussfolgerungen aus der Bewertung und Zukunftsmaßnahmen

Wurden keine Risiken eruiert, muss dies plausibel im Bericht dargelegt werden.

Der Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen ist hierbei gebührend Rechnung zu tragen.

Interesse an einer Nachhaltigkeitsschulung?

Falls Sie in Erfahrung bringen wollen, welche rechtlichen Vorgaben es bereits zu Nachhaltigkeitsthemen in Deutschland gibt, wenden Sie sich gerne an unsere SWS Train & Consult. Diese bietet eine Schulung zum Thema Nachhaltigkeit an. Hierbei wird die Rechtslage in Deutschland dargestellt. Bei Interesse E-Mail an sigl@sws-train-consult.de.

Das Lieferkettengesetz ist nicht für alle Unternehmen verpflichtend. Allerdings werden die Vorgaben auch kleinere Unternehmen betreffen, da die Pflichten in der Lieferkette zwingend weitergegeben werden müssen. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass innerhalb der nächsten Monate und Jahre – unabhängig von Art, Größe, Branche etc. – jedes Unternehmen sich mit dem Lieferkettengesetz befassen werden muss, weil die Anforderungen vertraglich durchgesetzt werden.

Beispielsweise verpflichtet das Gesetz die Unternehmen zur Verankerung von Schulungen im eigenen Unternehmen sowie bei unmittelbaren Zulieferern. Die größte Herausforderung wird aber die Umsetzung von Maßnahmen bei mittelbaren Lieferanten darstellen (siehe Punkt 6).

Folgende Unternehmen sind gesetzlich zur Umsetzung der Maßnahmen aus dem Sorgfaltspflichtengesetzes verpflichtet:

Über 3000 AN: Umsetzungsfrist 01.01.2023

Über 1000 AN: Umsetzungsfrist 01.01.2024

Die Pflicht besteht rechtsformunabhängig. Berücksichtigt werden alle Mitarbeiter, auch Leiharbeitnehmer; in Konzernen sämtliche Mitarbeiter aller konzernzugehöriger Gesellschaften.

Das Lieferkettengesetz umfasst hierbei menschenrechtliche und umweltrechtliche Grundsätze im eigenen Geschäftsbereich sowie bei unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten im In- sowie Ausland.

Inhaltsverzeichnis:

1. Risikomanagement, Risikoanalyse und die Ernennung eines Verantwortlichen
2. Grundsatzerklärung
3. Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbetrieb sowie bei Lieferanten
4. Abhilfemaßnahmen bzw. ad hoc Maßnahmen zur Abstellung von Risiken im eigenen Unternehmen sowie beim unmittelbaren Zulieferer
5. Beschwerdeverfahren bzw. Hinweisgebersystem für Interne und Externe
6. Die größte Herausforderung – die Einbindung mittelbarer Zulieferer in das System
7. Dokumentations- und Berichtspflicht der gesetzlich Verpflichteten
8. Maßnahmenanordnung und Sanktionierung
9. Zusammenfassung und Ausblick

1. Risikomanagement, Risikoanalyse und die Ernennung eines Verantwortlichen

Unternehmen mit entsprechender gesetzlicher Verpflichtung haben ein Risikomanagement einzuführen sowie jährlich eine Risikoanalyse durchzuführen. Die Pflicht der Risikoanalyse umfasst hierbei das eigene Unternehmen, sowie unmittelbare Zulieferer.

Es ist ein Verantwortlicher im Unternehmen einzurichten, welcher für die Umsetzung der Maßnahmen sowie die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Systems zuständig ist.

2. Grundsatzerklärung

Das Unternehmen hat die Pflicht, eine Grundsatzerklärung abzugeben. Diese beinhaltet die generelle Strategie des Unternehmens zu Menschenrechten, die maßgeblichen menschenrechtlichen- sowie umweltbezogenen Risiken sowie eine Zusammenfassung der Erwartungen, die das Unternehmen gegenüber seinen Mitarbeitern und Beschäftigten hat.

3. Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbetrieb sowie bei Lieferanten

Als Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich sind folgende Maßnahmen vorgesehen

• die Erstellung von Verhaltenskodizes (für das eigene Unternehmen und Dritte) inkl. einer Strategie zur Lieferantenauswahl
• Erarbeitung geeigneter Einkaufsstrategien und -prinzipien
• Schulung der Beschäftigten
• Durchführung von Kontrollmaßnahmen

Das Gesetz geht an dieser Stelle aber noch weiter und beschreibt Maßnahmen, welche bei den unmittelbaren Lieferanten Anwendung finden:

• Berücksichtigung menschenrechtlicher und umweltbezogener Pflichten bei der Lieferantenauswahl
• Vertragliche Zusicherung der Einhaltung (auch für Unterlieferanten, dies ist bei der Vertragsgestaltung zwischen Lieferant und Unterlieferant zu beachten)
• Angemessene vertragliche Kontrollmechanismen (Auditrecht etc.)
• Durchführung von Schulungen

Es ist eine jährliche Kontrolle der Wirksamkeit der Präventionsmaßnahmen erforderlich.

4. Abhilfemaßnahmen bzw. ad hoc Maßnahmen zur Abstellung von Risiken im eigenen Unternehmen sowie beim unmittelbaren Zulieferer

Wenn Risiken bereits eingetreten sind – im eigenen Unternehmen oder bei unmittelbaren Zulieferern – dann sind unverzüglich Abhilfemaßnahmen einzuleiten. Im eigenen Unternehmen muss die Maßnahmen zwingend zur Abstellung des Risikos führen. Beim Zulieferer generell auch, allerdings sieht das Gesetz hier abgestufte Maßnahmen vor. Ist ein Risiko nicht zeitnah abstellbar, muss es ein Umsetzungskonzept mit fixem Zeitplan geben, welches folgende Aspekte in Betracht ziehen muss:

• Gemeinsame Erarbeitung eines Umsetzungsplanes
• Zusammenschluss mit anderen Unternehmen, um Druck auf den Verursacher auszuüben
• Temporäres Aussetzen der Geschäftsbeziehung
• Abbruch der Geschäftsbeziehung bei besonders schwerwiegenden Verstößen, Nichteinhaltung des Umsetzungsplanes, Wirkungslosigkeit aller sonstiger Sanktionen oder wenn eine Einflussnahme aussichtslos erscheint

Auch hier ist eine jährliche Wirksamkeitskontrolle durchzuführen.

5. Beschwerdeverfahren bzw. Hinweisgebersystem für Interne und Externe

Es muss ein Hinweisgebersystem eingerichtet werden, welches geeignet ist, dass sowohl unternehmensinterne Personen Hinweise abgeben können, wie auch Externe. Dies geht so weit, dass sogar Personen, die durch die Tätigkeit eines mittelbaren Lieferanten betroffen sind, in die Lage gebracht werden müssen, über den Kanal Hinweise abgeben zu können.

6. Die größte Herausforderung – die Einbindung mittelbarer Zulieferer in das System

Aus unserer Sicht wird dies die Unternehmen vor große praktische Herausforderungen stellen. Sobald dem Unternehmen substantiierte Hinweise, d. h. „überprüfbar und ernst zu nehmend“, vorliegen, ist es verpflichtet, Maßnahmen einzuleiten. Ein solcher Hinweis kann dem Unternehmen beispielsweise durch Rundfunk oder Presse zugehen und die Handlungspflicht ist bereits dann gegeben, wenn über menschenrechtliche oder umweltbezogene Probleme in der Region des Rohstofflieferanten berichtet wird. Als praktische Maßnahmen kämen hier präventiv die Weitergabe des Code of Conduct an Unterlieferanten oder Weitergabeklauseln in Verträgen in Betracht.

Die Pflichten hierzu sollen in einer gesonderten Rechtsverordnung näher ausgestaltet werden.

7. Dokumentations- und Berichtspflicht der gesetzlich Verpflichteten

Es ist ein jährlicher Bericht über die Erfüllung der vorgenannten Pflichten anzufertigen, welcher sowohl auf der eigenen Homepage veröffentlicht werden muss, als auch beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle einzureichen ist. Stichtag zur Veröffentlichung ist vier Monate nach Ende des Geschäftsjahres.

Der Bericht muss folgendes enthalten:

• Eruierte Risiken
• Eingeleitete Maßnahmen
• Auswirkung und Wirksamkeit der Maßnahmen
• Schlussfolgerungen, welche Auswirkungen dies auf zukünftige Maßnahmen hat

8. Maßnahmenanordnung und Sanktionierung

Die Behörden sind ermächtigt, für die Unternehmen Maßnahmen anzuordnen. Dies reicht von Umsetzungsplänen bis hin zu konkreten Maßnahmen.

Das Gesetz sieht ansonsten eine Sanktionierung innerhalb des Verwaltungs- -und Ordnungswidrigkeitenrechts vor:

• Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge
• Zwangsgeld bis zu 50.000 EUR
• Bußgelder, je nach Vergehen bis zu 800.000, 500.000, 100.000 EUR oder 2 % des weltweiten durchschnittlichen Umsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre

Zivilrechtliche Ansprüche wie Schadensersatz etc. können nur durch inländische Gewerkschaften bzw. Nichtregierungsorganisationen durchgesetzt werden.

Ansonsten können auf das Unternehmen vertragliche Sanktionen zukommen (Aufhebung, Rücktritt, Pönalen etc).

9. Zusammenfassung und Ausblick

Im Großen und Ganzen bleibt festzuhalten, dass sowohl auf gesetzlich Verpflichtete wie auch auf deren Lieferanten und Unterlieferanten Maßnahmen zukommen werden. Das Gesetz gibt hier bereits einen groben Leitfaden vor. Es ist davon auszugehen, dass im Laufe der nächsten Monate Konkretisierungen durch Rechtsverordnungen, Normen und Leitfäden vorgenommen werden. Abzuwarten ist auch, ob die EU zeitnah eine harmonisierte Regelung zu Menschen- und Umweltrechten auf den Weg bringen wird. Wir werden Sie hierüber auf dem Laufenden halten.

Ihre Ansprechpartner zum Thema

Thomas Sedlmayr
Rechtsanwalt
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Katharina Sigl
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Der öffentlichen Hand sowie Sektorenauftraggebern wird mit dem Wettbewerbsregister eine Möglichkeit an die Hand gegeben, mit einer einzigen Abfrage zu prüfen, ob das Unternehmen, welches sich um den Auftrag bewirbt, ein Wirtschaftsdelikt begangen hat. Bei Sektorenauftraggebern handelt es sich um Unternehmen aus den folgenden Branchen: Wasser, Elektrizität, Gas, Wärme, Verkehrsleistungen, Häfen, Flughäfen, Fossile Brennstoffe.

Das ist im Grunde nichts Neues. Bisher mussten die Unternehmen eine Selbstauskunft abgeben. Nun haben die Auftraggeber die Pflicht, das Wettbewerbsregister vor Vergabe einzusehen. Die Strafverfolgungsbehörden haben die Pflicht, Wirtschaftsdelikte zentral zu melden. Gelistete Unternehmen sind bei der Vergabe nicht explizit ausgeschlossen, die Vergabe des Auftrags unterliegt der freien Würdigung des Auftraggebers.

Welche Delikte werden gelistet?

Es existiert eine abschließende Aufzählung, welche Delikte gelistet werden – vorab sei gleich erwähnt, dass sowohl strafrechtliche Delikte wie auch Ordnungswidrigkeiten eingetragen werden.

Eine generelle Eintragung erfolgt in folgenden Fällen:

• Bestechung und Bestechlichkeit (im geschäftlichen Verkehr sowie von Mandatsträgern),
• Vorteilsgewährung und -annahme,
• Zwangsarbeit, Menschenhandel,
• Bildung krimineller Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung,
• Geldwäsche,
• Hinterziehung von Sozialabgaben,
• Steuerhinterziehung,
• Betrug, Subventionsbetrug sowie
• Verstöße nach §§ 30, 130 OWiG (Organisationsverschulden)
• Verstöße gegen das Lieferkettegesetz

Ab einer Freiheitsstrafe über 3 Monate oder Geldstrafe/Geldbuße ab 90 Tagessätzen oder 2.500,00 EUR:

• Schwarzarbeit,
• Verstöße gegen das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, das Mindestlohngesetz oder das Arbeitnehmer-Entsendegesetz

Verstößt das Unternehmen gegen wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen und Verhaltensweisen, erfolgt eine Eintragung ab einer Geldbuße von 50.000,00 EUR.

Was wird gelistet?

Es werden die Firma, deren Anschrift, die gesetzlichen Vertreter sowie sonstige weitere Daten des Unternehmens eingetragen. Und damit nicht genug! Es wird nicht nur das Unternehmen gelistet, sondern auch die Person, die die Tat begangen hat, inklusive der zur Eintragung im Register führenden Straftat / Ordnungswidrigkeit inkl. Sanktion.

Gibt es vorbeugende Maßnahmen?

Gerade bei wirtschaftsrechtlichen Delikten wirkt es sich strafmildern aus, wenn Sie nachweisen können, dass im Unternehmen schon vor der Tat Maßnahmen installiert wurden, exakt dieser Tat entgegenzuwirken und es sich somit um die Tat und die kriminelle Energie eines Einzigen (schwarzen Schafes) handelt.

Sind nachträgliche Maßahmen von Nutzen?

Außerdem ist unter bestimmten Voraussetzungen ein Antrag auf vorzeitige Löschung, durch sogenannte „Selbstreinigung“, möglich. Hierfür muss nachgewiesen werden können, dass ein Ausgleich bezahlt worden ist oder man sich dazu verpflichtet hat. Es muss eine aktive Zusammenarbeit mit den Ermittlungsbehörden erfolgt sein. Außerdem müssen technische, organisatorische und personelle Maßnahmen ergriffen worden sein, die ein Fehlverhalten in Zukunft vermeiden.

Selbstreinigungsmaßnahmen werden bei einem aktiven Compliancemanagement automatisch eingeleitet und dokumentiert.

Eine automatische Löschung aus dem Register erfolgt erst nach drei bis fünf Jahren.

Ab wann gibt es das Wettbewerbsregister?

Stichwort „Digitalisierung auf Bundesebene“ – das Gesetz zum Register wurde eigentlich bereits 2017 verabschiedet. Der offizielle Startschuss kam aber erst dieses Jahr im März. Aktuell läuft also die Registrierung der Behörden und Auftraggeber im Online-Portal.

Sollte Ihr Unternehmen in den letzten drei bis fünf Jahren sanktioniert worden sein, kann es sein, dass Sie einen entsprechenden Bescheid des Wettbewerbsregisters erhalten. Wir empfehlen daher zwingend Selbstreinigungsmaßnahmen durchzuführen und zu dokumentieren, damit Sie rechtzeitig einen entsprechenden Löschungsantrag stellen können.

Inwiefern ist das Lieferkettengesetz einbezogen?

Wenn das Lieferkettengesetz wie geplant in Kraft treten wird, ist vorgesehen, bußgeldbewährte Verstöße gegen das Lieferkettengesetzt, auch im Wettbewerbsregister zu dokumentieren. Allerdings muss hier ein Bußgeld über 175.000,00 EUR verhängt worden sein. Ein Bußgeld in dieser Höhe kann ausgesprochen werden, wenn beispielsweise Präventions- oder Abhilfemaßnahmen nicht oder nicht rechtzeitig eingeführt werden bzw. Wirkung zeigen. Bußgelder in dieser Höhe sind aber auch möglich, wenn die Risikoanalyse nicht ordnungsgemäß erfolgt.

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Thomas Sedlmayr
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Im Dezember 2019 wurde von der EU eine Richtlinie zum Thema Whistleblowing verabschiedet. Daraus leitet der deutsche Gesetzgeber das Hinweisgeberschutzgesetz ab, welches sich im Moment noch im Entwurfsstadium befindet. Gemäß diesem Gesetz ist ein Hinweisgeber vor Repressalien durch den Arbeitgeber geschützt, wenn dieser Verstöße gegen nationales oder EU-Recht an die interne Meldestellen reportet.

ABER es verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Größe, ein Hinweisgebersystem vorzuhalten.

Wer muss ein Hinweisgebergesetzt einführen?

Folgende Unternehmen müssen ein Hinweisgebersystem einführen

50 bis 250 Mitarbeiter: Umsetzungsfrist bis 17.12.2023
Ab 250 Mitarbeiter: Umsetzungsfrist bis 17.12.2021

Was ist nicht geschützt?

Grundsätzlich sind alle Hinweisgeber geschützt. Außer ein Hinweisgeber meldet Informationen, die beispielsweise unter eine Verschwiegenheitspflicht fallen (ärztliche Schweigepflicht, Mandatsgeheimnis eines Anwalts etc.).

Hinweisgeber, die bewusst Falschinformationen weitergeben, müssen für den Schaden aufkommen.

Was muss ein Hinweisgebersystem können?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, ein Hinweisgebersystem auszugestalten. Es kann ein interner Ansprechpartner gewählt oder eine E-Mail-Adresse an die Unternehmensleitung eingerichtet werden. Wir bieten unseren Mandanten an, mit uns ein Ombudsmannsystem einzurichten. Die konkrete Ausgestaltung des Hinweisgebersystems sollte dabei intern in einem Prozess festgelegt werden. Die Kommunikation an die Mitarbeiter sollte über regelmäßige Schulungen, Aushänge und Rundmails erfolgen.

Aus unserer Sicht ist es wichtig, den Hinweisgebern die Möglichkeit einer anonymen Meldung zu ermöglichen. Dies bleibt den Unternehmen aber selbst überlassen, das Gesetz sieht eine entsprechende Regelung nicht vor.

Wie geht ein Hinweisgebersystem international?

Wir haben bereits bei vielen unserer Mandanten ein internationales Hinweisgebersystem eingerichtet. Es müssen hier für jedes Land die lokalen Vorgaben recherchiert werden und es sind meist kleinere Änderungen des Prozesses notwendig.

Im Großen und Ganzen stellt ein internationales Whistleblowing-System für uns keine Herausforderung dar.

Warum wir das Ombudsmannsystem so gut finden?

Kommt es in einem Unternehmen zu Verstößen, haben viele Mitarbeiter oftmals mehr Vertrauen zu einem externen Anwalt als zu einem internen Vorgesetzten.

Der Anwalt kann die Lage beurteilen, den konkreten rechtlichen Verstoß ableiten und sofort Handlungsempfehlungen geben, was zu tun ist. Dies unterstützt die Unternehmensleitung immens bei der Beurteilung der tatsächlichen Risikolage der Angelegenheit.

Außerdem hat unsere Kanzlei Erfahrung bei internen Ermittlungen und kann auf Wunsch die Angelegenheit vertiefend weiterverfolgen. Wir wissen was zu dokumentieren ist und was nicht.

Ein weiterer Vorteil, einen externen Anwalt als Ombudsmann zu engagieren, liegt auf der Hand: Dieser unterliegt dem strengen Mandatsgeheimnis. Er darf sensible Informationen nicht an Dritte weitergeben und unterliegt auch vor Gericht dem anwaltlichen Geheimnisschutz. Ein interner Mitarbeiter kann sich auf keinen Geheimnisschutz berufen.

Was kostet ein Ombudsmannsystem?

Im Rahmen der Errichtung des Ombudsmannsystems fällt eine Pauschale für die Einrichtung des Systems an. Dies inkludiert auch Aushänge und Info-Blätter zum Ombudsmann.
Weitere Kosten fallen nur nach tatsächlichem Aufwand an.

Für die Leistungen des Ombudsmannes schließen wir mit Ihnen einen gesonderten Projektvertrag, der auch die Kommunikationswege mit den Ansprechpartnern Ihres Unternehmens regelt.

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Thomas Sedlmayr
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Sehr geehrte Damen und Herren,

vermutlich befinden Sie sich nicht nur wegen der anhaltenden Corona-Auswirkungen, sondern auch im Hinblick auf Unternehmensziele und Budgetplanung in einer heißen Phase für das kommende Geschäftsjahr.

Dabei gilt es nicht nur die wirtschaftlichen Herausforderungen zu meistern. Auch der Gesetzgeber hält auf der regulatorischen Seite ein Bündel an Compliance-Vorhaben für 2021 bereit, die einer sorgfältigen und frühzeitigen unternehmerischen Planung bedürfen.

1) Verbandssanktionengesetz – das Strafrecht für die „organisatorische Einheit“

Für das Jahr 2021 ist die Einführung des Gesetzes zur Stärkung der Integrität in der Wirtschaft („Verbandssanktionengesetz“) vorgesehen, das sich bereits in den vorentscheidenden Phasen des Bundestags und -rats befindet.

Hiermit wird eine stärkere Sanktionierung nicht rechtskonformen Verhaltens von Unternehmen einher gehen. Bei der Bemessung der Sanktionierung  soll aber ein gelebtes oder nicht gelebtes Compliance-Management-System berücksichtigt werden. Nach einer Studie der Boston-Consulting Group wurden gegen deutsche Unternehmen im Schnitt der letzten 15 Jahre jährlich Geldbußen in Höhe von 282 Millionen Euro verhängt; hätten bereits die neuen Regeln Anwendung gefunden, die sich an globalen Umsätzen orientieren, wäre diese Summe bei 5,7 Milliarden Euro gelegen.

Es besteht also ein klarer Handlungsbedarf, die Compliance-Strukturen im Unternehmen kritisch zu bewerten und im Hinblick auf das Verbandssanktionengesetz sinnvoll aufzustellen.

2) Lieferkettengesetz – Unternehmen sollen mehr Verantwortung für das Verhalten ihrer Lieferanten und Unterlieferanten übernehmen

Kritisch diskutiert, aber ebenso wahrscheinlich, ist die Einführung eines Lieferkettengesetzes. Unternehmen sollen ab einer noch zu definierenden Größe (z.Zt. 500 MA aufwärts) verpflichtet werden, die Einhaltung grundsätzlicher Compliance-Standards (z.B. Menschenrechte, Arbeitsschutzstandards etc.) in ihrer Lieferkette sicher zu stellen und zu überwachen.

Wir empfehlen hier u. a. die Einführung eines Supplier Code of Conduct, welcher durch die gesamte Lieferkette hindurch Gültigkeit entfalten sollte. Weitere Maßnahmen, die aus unserer Sicht erforderlich sind, können Sie gerne mit uns in einem persönlichen Gespräch diskutieren.

3) EU-Whistleblowerrichtlinie – die verpflichtende Einführung von Hinweisgebersystemen

Mit der Umsetzung der EUWBR werden ab dem Jahresende 2021 juristische Personen aller Sektoren ab bestimmten Schwellenwerten (z. B. Unternehmen ab 50 Arbeitnehmern und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern) verpflichtet sein, ein Hinweisgebersystem einzurichten und hierfür entsprechende Meldekanäle vorzuhalten.

In Frage kommen würde hier beispielsweise ein Ombudsmannsystem, welches aus unserer Sicht ideal und äußerst praktikabel für mittelständische Unternehmen und Konzerne ist.

Es stehen also nicht zu unterschätzende gesetzliche Neuerungen für die kommenden Jahre vor der Tür, die aber bei frühzeitigem Anpacken sinnvoll und mit vernünftigem Aufwand gemeistert werden können. Lassen Sie sich hier gerne von unseren erfahrenen Beratern unseres Compliance-Teams unterstützen, um Ihr Unternehmen für die neuen Anforderungen fit zu machen.

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In vielen Unternehmen, welche eine vollständige Digitalisierung des Schriftverkehrs anstreben, stellt sich im Moment die folgende Frage: Was ist mit der Unterschrift? Ist diese rechtskräftig, wenn man das Dokument mit einer lediglich gescannten Unterschrift versieht? Ist es ausreichend handschriftlich gescannte Verträge einfach zu scannen und abzulegen?

Die gute Nachricht ist: Die Digitalisierung ist inzwischen auch beim Gesetzgeber angekommen. Ein privates, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehenes elektronisches Dokument hat dieselbe Beweiskraft wie ein original unterzeichnetes Dokument, § 371 a ZPO. Folglich reicht die Beweiskraft aus, um in gerichtlichen Prozessen als Beweismittel verwendet zu werden, § 416 ZPO. Die qualifizierte elektronische Signatur tritt an die Stelle der eigenhändigen Unterschrift.

Die qualifizierte elektronische Signatur unterliegt jedoch strengen Anforderungen, welche u. a. in der eIDAS-Verordnung der EU sowie im deutschen Vertrauensdienstegesetz geregelt sind.

Diese spezielle Form der Unterzeichnung ist aber nicht immer notwendig. Allgemeiner Schriftverkehr, Handelsbriefe oder auch Rechnungen unterliegen nicht zwingend diesen strengen Anforderungen.

Sollten Sie im Unternehmen momentan gescannte Unterschriften verwenden, müssen wir Ihnen von dieser Vorgehensweise strikt abraten. Zum einen ist die Beweissicherung in manchen Fällen nicht gegeben und zum anderen ist die Gefahr der missbräuchlichen Verwendung zu hoch.

Grundsätzlich raten wir an, dass Sie die Art und Weise der Signatur in Ihrem Unternehmen in einem Prozess oder in der Unterschriften-Richtlinie festlegen und die Mitarbeiter darauf aufmerksam machen, welches Dokument mit welcher digitalen Signatur versehen werden darf.

Vielen sind die Möglichkeiten und auch die Gefahren der digitalen Signatur nicht bewusst. Im Grunde stellt sie aber die Weichen für ein rein digitales Büro.

Gerne beraten wir Sie hierzu und wollen damit zu einem weiteren Baustein der Digitalisierung in Ihrem Hause beitragen.

Apropos Digitalisierung: Hier ein Link zu einem Auszug aus den Online-Schulungen der SWS Train & Consult https://sws-train-consult.de/course/anti-korruption/ (Englisch)

https://sws-train-consult.de/course/kartellrecht/ (Deutsch)

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