Im März entschied das OLG Nürnberg im Falle eines mittelständischen Unternehmens mit 13 Beschäftigten in der Verwaltung Folgendes: Es ist Teil der persönlichen Sorgfaltspflicht der Geschäftsführung, Compliance-Strukturen zur Überwachung der Mitarbeiter sowie ein Vier-Augen-Prinzip für kritische Arbeitsabläufe einzurichten.
Die Pflicht, wie ein sorgfältiger Kaufmann zu handeln, ist im GmbHG sowie AktG verankert. Welche konkreten organisatorischen Maßnahmen sich hinter dieser Sorgfaltspflicht verbergen, wurde u. a. im vorgenannten Urteil ausgeführt.
Die Geschäftsführung hat ihr Unternehmen so zu organisieren, dass sie jederzeit Überblick über die wirtschaftliche und finanzielle Situation hat. Zudem muss das Unternehmen so organisiert sein, dass es zu keinen Rechtsverstößen kommt. Dies erfordert organisatorische Vorkehrungen sowie die systematische Erfassung von Risiken – beides ist durch ein Compliancemanagementsystem zu verwirklichen. Speziell die Implementierung von Compliance-Strukturen wird in den Leitsätzen des Urteils genannt.
Eine weitere wichtige Rolle spielt die Überwachungspflicht durch die Geschäftsführung – welche zumindest partiell delegiert werden kann. Die Überwachung muss in einem Umfang stattfinden, dass davon ausgegangen werden kann, mit der ordnungsgemäßen Erledigung der Geschäfte rechnen zu können. Die Überwachungsintensität hängt von der Risikolage des Geschäftsbereichs ab. Sollten jedoch Unregelmäßigkeiten auftreten, steht die Geschäftsführung in der Pflicht, sofort Maßnahmen einzuleiten. Die Überwachungspflicht umfasst beispielsweise auch Stichproben und Überraschungsprüfungen, welche den Beschäftigten vor Augen führen, dass Überwachungsmaßnahmen existieren und Verstöße aufgedeckt werden. Als weitere Maßnahme ist hier die generelle Sensibilisierung der Beschäftigten durch regelmäßige (Compliance-) Schulungen oder dem Verhaltenskodex zu nennen.
Bei der Delegation von Pflichten ist zu beachten, dass die Person fachlich und persönlich sorgfältig ausgewählt wurde und diese auch einer regelmäßigen Überwachung unterliegen muss. Des Weiteren müssen dem Delegationsempfänger alle Mittel zur Verfügung gestellt werden, um der übertragenen Pflicht nachkommen zu können.
Erhöhte Haftungsgefahr für den Geschäftsführer birgt auch das Nichteinführen eines Vier-Augen-Prinzips. Dieses wird als praktisches Compliance-Instrument zur Verhinderung von Verstößen bei kritischen Arbeitsprozessen gesehen. Diese ist dokumentiert umsetzbar durch entsprechende Prozessbeschreibungen, Unterschriften-Richtlinien sowie entsprechend erteilte Vollmachten.
Das aktuelle Urteil des OLG Nürnberg zeigt eindrücklich, dass zumindest grundsätzliche Compliance-Strukturen und ein geordnetes Überwachungssystem zum Standard eines jeden mittelständischen Unternehmens gehören.
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