DIE PFLICHTEN ZUR EINFÜHRUNG EINES HINWEISSYSTEMS KOMMT!

Im Dezember 2019 wurde von der EU eine Richtlinie zum Thema Whistleblowing verabschiedet. Daraus leitet der deutsche Gesetzgeber das Hinweisgeberschutzgesetz ab, welches sich im Moment noch im Entwurfsstadium befindet. Gemäß diesem Gesetz ist ein Hinweisgeber vor Repressalien durch den Arbeitgeber geschützt, wenn dieser Verstöße gegen nationales oder EU-Recht an die interne Meldestellen reportet.

ABER es verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Größe, ein Hinweisgebersystem vorzuhalten.

Wer muss ein Hinweisgebergesetzt einführen?

Folgende Unternehmen müssen ein Hinweisgebersystem einführen

50 bis 250 Mitarbeiter: Umsetzungsfrist bis 17.12.2023
Ab 250 Mitarbeiter: Umsetzungsfrist bis 17.12.2021

Was ist nicht geschützt?

Grundsätzlich sind alle Hinweisgeber geschützt. Außer ein Hinweisgeber meldet Informationen, die beispielsweise unter eine Verschwiegenheitspflicht fallen (ärztliche Schweigepflicht, Mandatsgeheimnis eines Anwalts etc.).

Hinweisgeber, die bewusst Falschinformationen weitergeben, müssen für den Schaden aufkommen.

Was muss ein Hinweisgebersystem können?

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, ein Hinweisgebersystem auszugestalten. Es kann ein interner Ansprechpartner gewählt oder eine E-Mail-Adresse an die Unternehmensleitung eingerichtet werden. Wir bieten unseren Mandanten an, mit uns ein Ombudsmannsystem einzurichten. Die konkrete Ausgestaltung des Hinweisgebersystems sollte dabei intern in einem Prozess festgelegt werden. Die Kommunikation an die Mitarbeiter sollte über regelmäßige Schulungen, Aushänge und Rundmails erfolgen.

Aus unserer Sicht ist es wichtig, den Hinweisgebern die Möglichkeit einer anonymen Meldung zu ermöglichen. Dies bleibt den Unternehmen aber selbst überlassen, das Gesetz sieht eine entsprechende Regelung nicht vor.

Wie geht ein Hinweisgebersystem international?

Wir haben bereits bei vielen unserer Mandanten ein internationales Hinweisgebersystem eingerichtet. Es müssen hier für jedes Land die lokalen Vorgaben recherchiert werden und es sind meist kleinere Änderungen des Prozesses notwendig.

Im Großen und Ganzen stellt ein internationales Whistleblowing-System für uns keine Herausforderung dar.

Warum wir das Ombudsmannsystem so gut finden?

Kommt es in einem Unternehmen zu Verstößen, haben viele Mitarbeiter oftmals mehr Vertrauen zu einem externen Anwalt als zu einem internen Vorgesetzten.

Der Anwalt kann die Lage beurteilen, den konkreten rechtlichen Verstoß ableiten und sofort Handlungsempfehlungen geben, was zu tun ist. Dies unterstützt die Unternehmensleitung immens bei der Beurteilung der tatsächlichen Risikolage der Angelegenheit.

Außerdem hat unsere Kanzlei Erfahrung bei internen Ermittlungen und kann auf Wunsch die Angelegenheit vertiefend weiterverfolgen. Wir wissen was zu dokumentieren ist und was nicht.

Ein weiterer Vorteil, einen externen Anwalt als Ombudsmann zu engagieren, liegt auf der Hand: Dieser unterliegt dem strengen Mandatsgeheimnis. Er darf sensible Informationen nicht an Dritte weitergeben und unterliegt auch vor Gericht dem anwaltlichen Geheimnisschutz. Ein interner Mitarbeiter kann sich auf keinen Geheimnisschutz berufen.

Was kostet ein Ombudsmannsystem?

Im Rahmen der Errichtung des Ombudsmannsystems fällt eine Pauschale für die Einrichtung des Systems an. Dies inkludiert auch Aushänge und Info-Blätter zum Ombudsmann.
Weitere Kosten fallen nur nach tatsächlichem Aufwand an.

Für die Leistungen des Ombudsmannes schließen wir mit Ihnen einen gesonderten Projektvertrag, der auch die Kommunikationswege mit den Ansprechpartnern Ihres Unternehmens regelt.

 

Ihre Ansprechpartner zum Thema

 

Thomas Sedlmayr
Rechtsanwalt
Betriebswirt (IWW)

sedlmayr@sws-p.de

Katharina Sigl
Betriebswirtin (B. A.)
Wirtschaftsjuristin (LL. M.)

sigl@sws-p.de