DIE ELEKTRONISCHE SIGNATUR – eine Möglichkeit zur vollständigen Digitalisierung

In vielen Unternehmen, welche eine vollständige Digitalisierung des Schriftverkehrs anstreben, stellt sich im Moment die folgende Frage: Was ist mit der Unterschrift? Ist diese rechtskräftig, wenn man das Dokument mit einer lediglich gescannten Unterschrift versieht? Ist es ausreichend handschriftlich gescannte Verträge einfach zu scannen und abzulegen?

Die gute Nachricht ist: Die Digitalisierung ist inzwischen auch beim Gesetzgeber angekommen. Ein privates, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehenes elektronisches Dokument hat dieselbe Beweiskraft wie ein original unterzeichnetes Dokument, § 371 a ZPO. Folglich reicht die Beweiskraft aus, um in gerichtlichen Prozessen als Beweismittel verwendet zu werden, § 416 ZPO. Die qualifizierte elektronische Signatur tritt an die Stelle der eigenhändigen Unterschrift.

Die qualifizierte elektronische Signatur unterliegt jedoch strengen Anforderungen, welche u. a. in der eIDAS-Verordnung der EU sowie im deutschen Vertrauensdienstegesetz geregelt sind.

Diese spezielle Form der Unterzeichnung ist aber nicht immer notwendig. Allgemeiner Schriftverkehr, Handelsbriefe oder auch Rechnungen unterliegen nicht zwingend diesen strengen Anforderungen.

Sollten Sie im Unternehmen momentan gescannte Unterschriften verwenden, müssen wir Ihnen von dieser Vorgehensweise strikt abraten. Zum einen ist die Beweissicherung in manchen Fällen nicht gegeben und zum anderen ist die Gefahr der missbräuchlichen Verwendung zu hoch.

Grundsätzlich raten wir an, dass Sie die Art und Weise der Signatur in Ihrem Unternehmen in einem Prozess oder in der Unterschriften-Richtlinie festlegen und die Mitarbeiter darauf aufmerksam machen, welches Dokument mit welcher digitalen Signatur versehen werden darf.

Vielen sind die Möglichkeiten und auch die Gefahren der digitalen Signatur nicht bewusst. Im Grunde stellt sie aber die Weichen für ein rein digitales Büro.

Gerne beraten wir Sie hierzu und wollen damit zu einem weiteren Baustein der Digitalisierung in Ihrem Hause beitragen.

Apropos Digitalisierung: Hier ein Link zu einem Auszug aus den Online-Schulungen der SWS Train & Consult https://sws-train-consult.de/course/anti-korruption/ (Englisch)

https://sws-train-consult.de/course/kartellrecht/ (Deutsch)

 

Ihre Ansprechpartner zum Thema

 

Thomas Sedlmayr
Rechtsanwalt
Betriebswirt (IWW)

sedlmayr@sws-p.de

Katharina Sigl
Betriebswirtin (B. A.)
Wirtschaftsjuristin (LL. M.)

sigl@sws-p.de